Аккредитация партнеров

Уважаемые партнеры!

Аккредитация представителей компаний – партнеров Кавказской инвестиционной выставки по всем категориям (участники – пакет «Участник»; персонал, водители, транспортные средства) начинается 3 апреля 2023 г.

Просим обратить особое внимание на ключевые даты предоставления информации и правила работы с Личным кабинетом компании-партнера.

Информация о порядке аккредитации

3 апреля 2023 г. – 14 апреля 2023 г.	3 апреля 2023 г. – 14 апреля 2023 г.	27 апреля 2023 г. – 4 мая 2023 г.
Согласование квот	Прием заявок на аккредитацию	Получение аккредитационного пакета

Личный кабинет компании-партнера содержит следующую информацию:

• Участники – в данном разделе необходимо производить регистрацию представителей вашей компании – пакет «Участник».
• ТС и водители участников – в данном разделе отображаются ТС и водители, зарегистрированные через Личный кабинет участника.
• Персонал – в данном разделе вы можете зарегистрировать стендистов и технический персонал от вашей компании.
• Подрядчики – информация о зарегистрированных представителях вашего подрядчика (в режиме просмотра).
• СМИ – информация о зарегистрированных представителях средств массовой информации от вашей компании.
• Полезная информация – в данном разделе вы можете ознакомиться с информацией о регламенте погрузо-разгрузочных работ и схемой движения грузового транспорта к зоне разгрузки на территории Кавказской инвестиционной выставки, а также с требованиями к фотографиям на аккредитационный бедж.

Аккредитацию на период монтажных/демонтажных работ проходят те сотрудники, водители и транспортные средства организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Кавказской инвестиционной выставки (далее – Выставка) с 25 апреля 2023 г. до 2 мая 2023 г. и с 4 мая 2023 г. до 6 мая 2023 г.

Аккредитацию на период Выставки проходят те стендисты и сотрудники организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Выставки с 2 мая 2023 г. до 4 мая 2023 г.

Обращаем ваше внимание на то, что стендисту, сотруднику, аккредитованным на период проведения Выставки, аккредитация на период монтажа/демонтажа не требуется.

Для аккредитации участников, персонала, водителей и транспортных средств (для нужд технического персонала) необходимо:

• Заполнить карточку компании-партнера: информацию об организации, квоты на участников и на персонал на период Выставки и на период монтажа/демонтажа (количество участников и персонала необходимо указывать согласно условиям партнерского договора); поставить печать и подписать у руководителя организации.
• Подписанный документ в формате PDF или JPEG и в формате Excel направить на электронный адрес вашего персонального менеджера не позднее 11 апреля 2023 г.
• Получить по электронной почте от специалиста Фонда Росконгресс информационное письмо с индивидуальным именем пользователя (логин) и паролем для входа в Личный кабинет.
• Используя свой логин и пароль, войти в Личный кабинет на официальном сайте Выставки.
• В Личном кабинете:

– заполнить регистрационные анкеты на участников;

– заполнить регистрационные анкеты на стендистов, сотрудников, водителей и транспортные средства по указанной форме в соответствии с периодом аккредитации;

– загрузить фотографии и скан-копии документов, удостоверяющих личность, всех участников/стендистов/сотрудников/водителей.

При превышении установленных квот на количество участников от одной компании-партнера необходимо направить официальный запрос в Фонд Росконгресс.

Организационный комитет вправе запросить у компании-партнера письменное обоснование количества стендистов и технического персонала.

• Участники, работающие с профессиональной фото- и видеотехникой и имеющие соответствующую должность, должны быть аккредитованы в соответствии с правилами аккредитации представителей СМИ. Обращаем особое внимание, что пронос профессиональной фото- и видеотехники возможен только при соответствующей аккредитации.
• После утверждения участников Организационным комитетом зайти в Личный кабинет каждого участника и, если в этом есть необходимость, зарегистрировать водителей и транспортные средства.
• Заранее предоставить в отдел аккредитации оригинал подписанного согласия на обработку персональных данных от каждого сотрудника/водителя, если не были предоставлены ранее Фонду Росконгресс. Бланк также доступен для скачивания в Личном кабинете.

Прием заявок на аккредитацию стендистов, сотрудников, водителей и транспортных средств осуществляется до 14 апреля 2023 г.

Изменения и дополнения к спискам согласовываются с руководителем направления Фонда Росконгресс и могут быть произведены до 16 апреля 2023 г. Изменения и дополнения после 16 апреля 2023 г. согласовываются только с директором Выставки.

При работе в Личном кабинете важно учесть:

Фотографии должны соответствовать следующим требованиям:

• размер фотографии – 480 × 640 пикселей;
• фотография должна быть цветная на белом фоне, тип «для документов»;
• расширение файла – JPG или JPEG;
• изображение должно быть анфас, без головного убора;
• изображение лица должно занимать не менее 70% фотографии.

Скан-копии документов, удостоверяющих личность, должны соответствовать следующим требованиям:

• содержат полную информацию о данных, указанных при регистрации: Ф. И. О., серия и номер документа, дата и место рождения, кем и когда выдан документ, фотография;
• скан-копии читаемы без затруднений.

1. Транспортные средства участников – пакет «Участник» (личные или арендованные) регистрируются только из Личного кабинета участника.
2. Бланк документа «Согласие на обработку персональных данных» также можно скачать в Личном кабинете в разделе «Получение аккредитационного пакета».
3. Если водитель зарегистрирован в заявке на аккредитацию как сотрудник, то вносить его повторно в список на аккредитацию водителей не нужно.
4. Если стендист/сотрудник зарегистрированы в заявке на период Выставки, то вносить их повторно в список на аккредитацию на период монтажа/демонтажа не нужно.
5. Заявка на аккредитацию прицепа подается отдельно.
6. После сохранения данных внесение любых изменений производится путем подачи заявки на изменение данных на адрес закрепленного специалиста.
7. В случае замены одного стендиста/сотрудника/водителя / транспортного средства на другого (-ое) необходимо сначала удалить запись заменяемого стендиста/сотрудника/водителя / транспортного средства, а потом на ее место внести данные нового.
8. Замена или удаление сотрудников/водителей / транспортных средств, которые получили беджи/пропуска, производится через специалиста отдела аккредитации, курирующего вашу организацию.

Организатор Выставки вправе без объяснения причин отклонить заявку на аккредитацию.

Получение аккредитационных документов

1. Для комфортного прохождения процедуры аккредитации участникам предоставляется возможность получить аккредитационный бедж в пунктах аккредитации.

2. Для доступа на территорию подготовки и проведения Выставки в период монтажа каждому стендисту/сотруднику необходимо иметь при себе временный бедж, а также документ, удостоверяющий личность (паспорт). Распечатать временный бедж необходимо из Личного кабинета. Печать временного беджа возможна только для заявок со статусом «Обработана».

Обращаем ваше внимание, что срок обработки заявок составляет не менее 10 дней с даты регистрации. Выдача аккредитационных документов возможна только для заявок со статусом «Обработана».

3. Выдача беджей стендистов, сотрудников осуществляется одним аккредитационным пакетом (далее – АП).

Получение АП возможно в пункте аккредитации технического персонала, водителей и транспортных средств только после предварительного согласования даты и времени со специалистом отдела аккредитации, курирующим аккредитацию вашей организации.

АП выдается ответственному лицу по предъявлении:

• паспорта,
• доверенности,
• списков к доверенности (экземпляр доверенности и списки можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»).

В случае потери беджа его замена производится после заполнения заявления на выдачу дубликата. Решение о выдаче дубликата принимается в индивидуальном порядке.

Получение беджей/пропусков сотрудниками/водителями лично не предусматривается!

График работы центров аккредитации участников: